Muy bien, lo admito: tengo un pequeño problema.

La mayoría de las personas eligen un servicio de correo electrónico, lo configuran y luego lo usan: fin de la historia. ¿Yo? Estoy constantemente jugando con mi bandeja de entrada y trabajando para encontrar nuevos trucos para hacerlo más eficiente. Es una obsesión. Y no puedo parar.

Sin embargo, ¿realmente puedes culparme? Desde el escrutinio de la configuración de Gmail hasta encontrar formas astutas para resucitar características abandonadas, a veces incluso inventando trucos extravagantes para aprovechar al máximo elementos de apariencia simple como etiquetas, siempre hay una nueva joya virtual esperando a ser descubierta.

Y cuando se trata de Gmail, la búsqueda de hacks de eficiencia del siguiente nivel ni siquiera tiene que limitarse a lo que Google mismo proporciona. Los potentes servicios de conexión de aplicaciones como Zapier e IFTTT le permiten ampliar las capacidades de Gmail de maneras bastante impresionantes al incorporar formas de automatización avanzadas pero sin esfuerzo en su bandeja de entrada. El único problema es que buscar opciones que valgan la pena dentro de ese tipo de servicios puede ser un viaje lento, frustrante y, en última instancia, infructuoso.

Afortunadamente, eso es precisamente para lo que estoy aquí (toda la cuestión de la "obsesión por la eficiencia", ¿recuerdas?). Recorrí cientos y cientos de posibilidades de automatización que mejoran Gmail y encontré siete que destacaron tanto por su utilidad como por las cosas inteligentes que pueden lograr. Todos son gratuitos, con una excepción notable, y generalmente son bastante simples de configurar.

Siga leyendo y vea qué superpoderes parecen adecuados para su entorno de correo electrónico.

1. CREAR UN ATAJO DE REENVÍO SÚPER RÁPIDO

¿Te encuentras reenviando mensajes con frecuencia a las mismas personas: tu equipo de trabajo, tus jefes, tu familia o incluso a ti mismo a una dirección de correo electrónico alternativa? Bueno, ahórrese un tiempo precioso y configure un acceso directo de dos clics para hacer el trabajo .

Primero, vaya a Gmail y cree una nueva etiqueta llamada "Reenviar". La forma más rápida de hacerlo es abrir un mensaje en su bandeja de entrada, hacer clic en el icono de la etiqueta en la parte superior de la pantalla, escribir la palabra "Reenviar" y luego Presione enter.

A continuación, abra este Zap en Zapier y haga clic en el botón azul "Pruébelo". El servicio le pedirá que inicie sesión, si aún no lo ha hecho; asegúrese de usar la misma cuenta de Google que usa para su Gmail. Luego, siga los pasos del "Modo avanzado" para configurar el Zap con su etiqueta "Reenviar" como activador y "Enviar correo electrónico" como acción, utilizando los destinatarios deseados en el campo "Para", la variable Asunto en el "Asunto" ", La opción HTML en el campo" Tipo de cuerpo "y la variable HTML del cuerpo en el campo" Cuerpo ". También es posible que desee colocar la variable De nombre en el campo "Nombre de origen" y la variable De correo electrónico en el campo "Responder a" para que sus destinatarios puedan ver el remitente original del mensaje y responder directamente a esa persona en lugar de a usted.

Parece mucho, pero no se asuste: Zapier lo guía a través de cada paso de la configuración y lo hace lo más simple posible.

Una vez que termine y active el Zap, todo lo que tiene que hacer es asignar cualquier mensaje en Gmail a su nueva etiqueta "Reenviar", seleccionándola o abriéndola dentro de Gmail, haciendo clic en el icono de la etiqueta en la parte superior de la pantalla y luego haciendo clic en " Reenviar ”desde el menú que aparece, y así, el mensaje se enviará automáticamente a todos los que estén en su lista de reenvío.

2. AUTOMATICE SU ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS ADJUNTOS

Tal vez tenga ciertos tipos de mensajes en los que los archivos adjuntos siempre deben guardarse en una ubicación en la nube amigable para compartir: facturas entrantes de clientes, informes o presentaciones de contratistas, o en cualquier caso. ¿Por qué no dejar que Gmail se encargue del trabajo pesado guardando archivos adjuntos en la nube ?

Simplemente configure este Zap para Dropbox o este Zap para Google Drive . Cualquiera de los dos le permitirá especificar una etiqueta de Gmail para monitorear, ya sea una etiqueta que ya esté utilizando para los mensajes en cuestión o una nueva que cree específicamente para este propósito. Y luego, guardará automáticamente los archivos adjuntos asociados al servicio de almacenamiento y la carpeta que elija.

Una vez finalizada la configuración única, todo lo que tiene que hacer es agregar la etiqueta a un mensaje según sea necesario, o mejor aún, crear un filtro dentro de la configuración de Gmail para que la etiqueta se agregue automáticamente en función de algo como el remitente o el asunto, y luego descanse tranquilo al saber que los archivos adjuntos aterrizarán justo donde los quiere, sin ningún esfuerzo o recuerdo necesario.

3. ENVIAR MENSAJES SLACK DESTACADOS A GMAIL PARA SU CUSTODIA

La próxima vez que vea algo en Slack que quiera guardar o asegúrese de recordar, diríjalo a su bandeja de entrada simplemente al marcarlo en Slack .

Este Zapier Zap es la clave para que esto suceda. Haga clic en el botón azul "Pruébelo" en la página y siga los pasos para conectar el servicio a sus cuentas de Gmail y Slack. Después de eso, harás clic en un puñado de pantallas que estarán preconfiguradas para hacer lo que quieras, y luego llegarás a un punto donde puedes seleccionar exactamente dónde irán tus correos electrónicos generados por Slack y cómo estarán presentado. Asegúrese de ingresar su propia dirección de correo electrónico y la línea de asunto que desee y luego coloque la variable Texto en el campo "Cuerpo".

Haz clic y activa el Zap, y listo: cada vez que destaques algo en Slack, aparecerá en tu bandeja de entrada unos segundos más tarde.

4. DATE UNA CONEXIÓN PRÁCTICA CON EVERNOTE

Los adoradores de Evernote, tomen nota: con unos pocos minutos de planificación sencilla, puede crear una etiqueta especial dentro de Gmail y luego hacer que los mensajes asignados se sincronicen automáticamente a su computadora portátil favorita de Evernote .

Es el mismo concepto básico de nuestro primer artículo, solo que ahora con Evernote como destino. Simplemente cree una nueva etiqueta en Gmail para este propósito, configure este Zapier Zap y estará listo para comenzar . (Si lo prefiere, también puede usar la función de estrella de un mensaje en Gmail como desencadenante; use este Zap si desea seguir esa ruta).

Esta conexión también puede funcionar en ambos sentidos: con este Zap , puede indicarle a Zapier que le envíe un correo electrónico (o cualquier otra persona) cada vez que se agregue una nueva nota en un cuaderno específico de Evernote. Creo que eso es lo que las personas con títulos de trabajo inventados como "líder de pensamiento" llaman sinergia .

5. VEA ACTIVIDAD IMPORTANTE DE TWITTER EN SU BANDEJA DE ENTRADA

Buscar constantemente en Twitter nombres específicos o menciones de palabras clave puede ser una verdadera molestia, entonces, ¿por qué no recibir alertas automáticas para cualquier tipo de actividad que necesite monitorear? Este Zapier Zap le permitirá especificar un nombre de usuario de Twitter o incluso una palabra clave y luego recibir alertas continuas (para usted y para cualquier otra persona que desee incluir) cada vez que se mencione su término .

También puede complementar eso con un resumen diario, semanal o mensual, una manera fácil de estar al tanto de lo que está sucediendo sin sentirse abrumado por las constantes interrupciones.

Sin embargo, tenga en cuenta que este Zap requiere múltiples pasos de automatización, lo que significa que, a diferencia de los otros elementos en esta página, requiere una suscripción paga de Zapier para poder funcionar. Los planes pagados de Zapier comienzan en $ 20 por mes para individuos y $ 250 por mes para cuentas comerciales de usuarios ilimitados.

6. SINCRONICE LAS NOTIFICACIONES DE SU TELÉFONO INTELIGENTE A SU BANDEJA DE ENTRADA

Incluso en 2019, las notificaciones de teléfonos inteligentes siguen siendo bastante efímeras: si desliza una sin darse cuenta o incluso reinicia su teléfono mientras todavía hay una alerta, probablemente nunca volverá a ver la notificación. Así que asegúrese de no perder nunca la pista de algo importante sincronizando sus alertas de mayor prioridad desde su teléfono a su bandeja de entrada de Gmail .

Este está disponible solo para las personas que usan Android entre nosotros: simplemente abra este applet en IFTTT y haga clic en el gran botón "Conectar". El servicio le pedirá que inicie sesión y lo autorice a acceder a su cuenta, si aún no lo ha hecho; Al igual que con los otros elementos de esta lista, asegúrese de usar la misma cuenta de Google que usa con Gmail.

Después de eso, siga los pasos que aparecen para configurar la conexión: ingrese el nombre de la aplicación cuyas notificaciones desea sincronizar y, opcionalmente, una palabra clave que debe estar presente para que se produzca una sincronización. Por ejemplo, podría ingresar "Google" para el nombre de la aplicación y luego "Asistente" para la palabra clave, y obtendría copias basadas en correo electrónico de todos los recordatorios y otras alertas relacionadas con el Asistente.

Finalmente, escriba su dirección de correo electrónico (o cualquier otra dirección donde desee que se entreguen las notificaciones), y luego haga clic en el botón "Guardar" en la parte inferior de la pantalla.

Todo lo que queda es instalar la aplicación IFTTT de Android en su teléfono, abrirla y seguir los pasos para iniciar sesión y otorgarle los permisos necesarios. Luego, simplemente siéntese y observe cómo las notificaciones incluidas aparecen mágicamente en su bandeja de entrada momentos después de que aparecen en su teléfono.

7. DEJA QUE TU BANDEJA DE ENTRADA TE PREPARE PARA LA PRECIPITACIÓN

Por último, pero no menos importante, una forma práctica de adelantarse al clima : conecte este applet IFTTT , configúrelo para su ubicación y luego reciba un correo electrónico cualquier noche cuando se espera lluvia al día siguiente. Incluso puede configurarlo para nieve, si lo desea.

Independientemente de cómo lo configure, su bandeja de entrada se transformará efectivamente en su propio pronosticador personal, con alertas que siempre le llegarán, sin importar qué tipo de dispositivo esté usando o qué aplicaciones haya instalado.

Para obtener aún más conocimientos de Google de nivel superior, consulte mi boletín de Android Intelligence .